NIVA lade om hela sin verksamhet på en månad och fick pengar över

- Vi borde vara ett case för Harvard Business Review, skämtar Henrik Bäckström, som är direktör för verksamheten sedan ett halvt år tillbaka.

- Det är få verksamheter som lyckats vända på skutan så snabbt, konstaterar han när vi står på en balkong på Hotell Clarion i Helsingfors, med utsikt till Helsinki Shipyard, med sina kranar och långa historia av att tillverka allt från isbrytare till kryssningsbåtar.

- Då var det i och för sig en ganska liten fiskebåt vi vände, medger han.

Med Henrik Bäckström som chef och tre andra medarbetare gick det snabbt att fatta beslut. Men resultatet överraskade: De digitala kurserna fick fler deltagare och kostade mycket mindre att arrangera. Därmed har NIVA:s egenkapital ökat i så hög grad att ägaren, Nordisk ministerråd, ber om at få en plan hur egenkapitalet ska komma ned till normala nivåer, det vill sig nog för tre månaders verksamhet, men inte mer.

- I rättvisans namn skedde den stora kursändringen till digital verksamhet när pandemin slog till under min företrädare Birgitta Forsströms ledning 2020. Tack vare personalens kreativitet och entusiasm blev omstöpningen möjlig, säger han.

En av tolv institutioner

Det nordiska ministerrådet äger 12 institutioner, men NIVA är den enda som hör till arbetslivssektorn. Den grundades 1982, vilket betyder att den kommer att fylla 40 år nästa år. Den har alltid legat i Helsingfors.

- Det som överraskade mig mest var med vilken entusiasm både mina medarbetare, men också föredragshållarna och kursdeltagarna hälsade det nya sättet att arrangera kurser.

Det har också gett oss nya deltagare, vi hade till exempel en person som följde med på en kurs från Brasilien, trots att det innebar att han var tvungen att sitta uppe på natten, säger Henrik Bäckström.

När deltagarantalet passerade 100 personer på några av kurserna var de licenser som NIVA hade för digital överföring av konferenser för små. Men att investera i nya licenser innebär ändå små kostnader jämfört med kostnaderna för resor, hotell, konferenslokaler och mat för deltagarna.

Hybridkurser och social samvaro

Under hela 2020 hölls det bara digitala kurser, medan 2022 blir en blandning av digitala kurser, traditionella kurser och det som växt fram, hybridkurser med inslag av bägge formerna.

- Visst finns det gränser för vad som kan göras digitalt. Vi har till exempel en arbetsmiljökurs för de som arbetar i kylrum som är svårt att genomföra digitalt. Men jag, som ändå sysslat med kurser i flera decennier, är förvånad vad det går att göra.

Vad deltagarna saknar är den sociala aspekten att träffa nya människor och att kunna diskutera med dem efter kursen.

- Vi öppnar kurserna en halv timme tidigare på morgonen så att deltagarna kan vara sociala och de frågar ofta om vi kan arrangera något på kvällstid också.

- Ett inslag som vi lagt in i kurserna är ett motionsprogram för de som arbetar hemma. Det har också blivit populärt, säger Henrik Bäckström.

Fördubblar verksamheten

Han lugnade ner ämbetsmännen som vakar över Nordiska ministerrådets utgifter att de pengar som sparats in på budgeten inte kommer att användas till en storslagen 40-årsfest nästa år. I stället kommer det 2022 anordnas dubbelt så många kurser som normalt.

Sedan starten 1982 har NIVA anlitat 13 000 experter från mer än 40 länder som har deltagit och nätverkat genom NIVA. Ungefär 30 procent av dessa kommer från länder utanför Norden.

De digitala kurserna har haft en lite annorlunda fördelning, med 50 procent nordiska deltagare, 25 procent från EU-länder och 25 procent från resten av världen.

NIVA anordnar förutom ett 15-tal webinarer varje år också 2-3 konferenser. Närmast en konferens som är en del av Finlands ordförandeskap för det Nordiska ministerrådet, som handlar om hur klimatändringarna och den gröna omställningen kommer att påverka arbetslivet i Norden.